Кто проводит экспертизу документа

Кто проводит экспертизу ценности документов

Кто проводит экспертизу документа

Для проведения экспертизы ценности создаются:

Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) создается при Федеральном архивном агентстве.

Она является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов. Решения ЦЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЦЭПК Руководителем Росархива.

Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) создается в архивных управлениях.

Она является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, вопросов, связанных с экспертизой ценности документов в ведомственных, государственных, муниципальных архивах и архивах организаций.

Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) создаются в министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть.

Экспертная комиссия организации (ЭК организации) создается во всех организациях независимо от формы собственности.

Экспертная комиссия структурного подразделения (ЭК структурного подразделения) создается по желанию руководителя организации при необходимости проведения экспертизы ценности в структурных подразделениях.

Сроки хранения документов, а соответственно и их ценности определяются в организациях на основании Перечней со сроками хранения.

Перечни бывают типовые и ведомственные.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы.

Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.

До 1990-хгт. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида — типовые.

В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г.

В 1990-е гг. с появлением организаций разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Сейчас сроки хранения отдельных документов устанавливаются не только в специальных перечнях, но и в законодательных и подзаконных актах, состав которых не систематизирован и постоянно пополняется.

Так, сроки хранения бухгалтерских документов определены в нескольких законодательных актах.

По Налоговому кодексу – 4 года, по закону о бухгалтерском учете документы должны храниться не менее 5 лет, а для акционерных обществ установлены еще более длительные сроки хранения. Согласно Правилам, утвержденным приказом Минкультуры 31.03.2015 № 526 уничтожению документов предшествует их экспертиза

При оценке сроков хранения бухгалтерских документов следует учитывать также многофункциональность таких документов.

Например, счет-фактура, помимо использования при исчислении НДС, может содержать номер таможенной декларации, который понадобится таможенным органам.

Самостоятельное снижение сроков хранения документов запрещено

Увеличивать для своих документов предписанный в Перечнях срок хранения можно. Но после истечения срока по Перечню.

Если установленный ранее срок хранения документов истек, но они могут понадобиться при проверке или в ходе судебного разбирательства, то такие документы уничтожать нельзя!

Причем долговременному хранению по этой причине может подлежать не все дело, а только некоторые документы из конкретного дела.

Если вы работаете в учреждении — источнике комплектования (или потенциальном источнике комплектования для негосударственных организаций), то без изменений можете использовать те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа № 3).

Если вы работаете в государственном или муниципальном учреждении, которое не является источником комплектования, то вместо графы с указанием срока хранения «Постоянно» используйте графу с указанием срока хранения «10 лет», т.е. сами преобразуйте указанный срок хранения.

Более того, в данном случае негосударственным учреждениям рекомендовано хранить документы «не менее 10 лет… срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов».

Но это правило распространяется не на все документы: есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях, не являющихся источником комплектования (государственных, муниципальных, негосударственных), до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени ания, уставы и положения, учредительные документы и документы их регистрации, а также другие документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера.

Особо следует обращать внимание на изменение сроков хранения документов по личному составу в учреждениях всех форм собственности.

В стране существует запретная дата, которой является 1945 г. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого срока, нельзя уничтожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, организовавшихся до 1945 г., практически устанавливается срок хранения в графе «Постоянно».

Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с определенным сроком хранения, которая означает, что указанная документация в организациях государственного типа, возможно, будет иметь постоянный срок хранения, что решается после ее изучения и по согласованию с ЭПК государственного или муниципального архива.

В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов решается экспертной комиссией самой организации.

Выделение документов к уничтожению – это выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

В Перечнях со сроками хранения установлен минимальный срок хранения дела. В связи с этим, организация после окончания минимального срока хранения самостоятельно решает о необходимости дальнейшего хранения дела или его уничтожении. Кроме того, чтобы перевести абстрактную формулировку «до минования надобности» в конкретное количество лет, без экспертизы ценности документов не обойтись.

Для ее осуществления в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Источник: https://poisk-ru.ru/s44186t6.html

Независимая экспертиза документов. Стоимость экспертизы документов

Кто проводит экспертизу документа

БЛОГ

Когда и зачем полезно проводить криминалистическую экспертизу автомобиля?

Сотни россиян ежегодно покупают новые и старые автомобили. В новых …

БЛОГ

Что представляет собой фоноскопическая экспертиза?

Независимое экспертное исследование, проводимое в рамках судебного процесса, сегодня является …

БЛОГ

Судебная транспортно-трасологическая экспертиза после ДТП

Транспортно-трасологическая экспертиза-это исследование совокупности всех следов и признаков, оставленных на …

БЛОГ

Судебная лингвистическая экспертиза текста: назначение, задачи, сроки

Основной задачей лингвистического исследования является толкование текста, определение его смысла. …

БЛОГ

Зачем нужен адвокат по уголовным делам

В жизни случаются самые неожиданные ситуации. К сожалению, обвиняемым может …

БЛОГ

Назначение финансово-экономической экспертизы

Финансово-экономическая экспертиза – это набор исследований, цель которых заключается в …

БЛОГ

Химическая экспертиза — оценка и анализ различных веществ

Характеристика различных товарных групп и отдельных изделий включает в себя …

БЛОГ

Судебная психологическая экспертиза преступной группы

Судебная психологическая экспертиза преступной группы проводится в тех случаях совершения …

БЛОГ

Экспертиза следов орудий взлома

Проведение экспертизы следов орудий взлома позволяет определить, какие инструменты использовались …

БЛОГ

Экспертиза холодного и метательного оружия

В уголовных делах, в которых каким-либо образом фигурирует холодное или …

БЛОГ

Автороведческая экспертиза в криминалистике

Криминалистика часто сталкивается с необходимостью установить автора текста, как рукописного, …

БЛОГ

Какие вопросы ставятся при автороведческой экспертизе

Нужно идентифицировать личность автора анонимки? А может быть, хотите определить …

БЛОГ

Экспертиза в уголовном процессе

Проведение судебной экспертизы является неотъемлемой и очень важной частью следственного …

БЛОГ

Документы и материалы для проведения экспертизы

Довольно часто в ходе судебных процессов и следственных мероприятий проводится …

БЛОГ

Экспертиза давности написания гелевой ручкой

Установление давности создания документа является одной из видов криминалистической экспертизы, …

БЛОГ

Возможности автороведческой экспертизы

В судебной практике часто приходится сталкиваться с анонимными письмами, или …

БЛОГ

Признаки подделки подписи

Подделка подписи встречается довольно часто. Ее можно обнаружить в бухгалтерской …

БЛОГ

Судебно-медицинская экспертиза по материалам уголовного дела

Криминалистическая медицинская экспертиза – весьма востребованная процедура. Но выполнить подобное …

БЛОГ

Повторная почерковедческая экспертиза

Поводом для назначения повторной экспертизы может служить сомнение в результатах …

БЛОГ

Вопросы, разрешаемые почерковедческой экспертизой

Почерковедческая экспертиза осуществляет проведение ряда криминалистических исследований, требующих специализированных знаний, …

БЛОГ

Иногда в ходе судебного расследования возникает необходимость в получении заключения …

БЛОГ

Как проводится почерковедческая экспертиза

При рассмотрении различных уголовных и гражданских дел часто возникает необходимость …

БЛОГ

Как оспорить почерковедческую экспертизу

К судебным экспертам часто поступают жалобы клиентов по поводу неверно …

БЛОГ

О проведении фоноскопической экспертизы

О назначении фоноскопической экспертизы в деле о подмене приговора судьей. …

БЛОГ

Как уменьшить и доказать сумму ущерба при ДТП: практические советы

Сегодня мы расскажем Вам о тех необходимых действиях, которые нужно …

БЛОГ

Популярные направления исследований, запрашиваемые у нас

Выполнение независимой судебно-криминалистической экспертизы – очень востребованная услуга. Существует множество …

БЛОГ

Вид трасологического следа и его криминалистическое значение

Трасологическая экспертиза – исследование, направленное на установление типа следов, их …

БЛОГ

Комплексная экспертиза документов

Технико-криминалистическая экспертиза документов – множество различных направлений. Многие заказчики запрашивают …

БЛОГ

Лингвистическая и почерковедческая экспертиза в уголовном процессе

Лингвистическая экспертиза – исследование для речевых продуктов, направленное на тщательное …

БЛОГ

Производство судебной экспертизы по уголовным делам

Судебные исследования всегда пользуются спросом. Они проводятся для сбора дополнительной …

БЛОГ

Осуществление экспертизы документов

Криминалистическое исследование экспертизы документов осуществляется для установления ряда параметров. Среди них: …

БЛОГ

Экспертиза возраста бумаги

Не только осуществляется судебная экспертиза подписи. Есть и масса других …

БЛОГ

Сроки проведения экспертизы после ДТП

Судебная экспертиза обстоятельств ДТП необходима для сбора дополнительной информации об …

БЛОГ

Судебная экспертиза речи и авторов текста

Судебная автороведческая экспертиза – востребованная процедура среди заказчиков. Проводится она …

БЛОГ

Независимая медицинская экспертиза состояния здоровья

Когда нужна помощь адвоката по уголовным делам, нередко приходится запрашивать …

БЛОГ

Профессиональное исследование документов – популярные направления

Криминалистическая экспертиза документов – исследование, направленное на изучение всех возможных …

БЛОГ

Какие виды экспертиз пользуются спросом у клиентов

Криминалистическая экспертиза – выполнение различных исследований для сбора дополнительной информации, …

БЛОГ

Криминалистическая экспертиза следов и другие востребованные направления

Не только нужна помощь адвоката по уголовным делам. Нередко необходимо …

БЛОГ

Какие исследования могут потребоваться для автолюбителей?

Не только проводится трасологическая экспертиза следов обуви, но и автомобильных …

БЛОГ

Исследование документов – комплекс услуг, которые направлены на определение конкретных …

БЛОГ

Выполнение экспертизы документов – какие виды проверки могут потребоваться?

Документы часто подвергаются изучению. Они нередко подделываются, происходит оспаривание бумаг. …

БЛОГ

Установление личности по документам, фото и видеоматериалам

Криминалистическая экспертиза – исследование с проведением изучения различных доказательств. Она …

БЛОГ

Трасология или «таинственный след»

Одним из самых больших разделов криминалистики по праву является трасология, …

БЛОГ

Первый день весны отличается от всех остальных, ведь он вмещает …

БЛОГ

Проведение различных исследований требует значительного опыта и времени. Поэтому так …

БЛОГ

Проверка бумаг часто проводится специалистами. В рамках следствия или судебного …

БЛОГ

Профессиональная экспертиза во время суда – какие направления существуют?

Проведение экспертизы во время судебных разбирательств осуществляется для сбора определенной …

БЛОГ

Судебная экспертиза обстоятельств ДТП часто проводится специалистами. Необходимо определить возможные …

БЛОГ

Портретная экспертиза в Москве

Во время проведения судебных заседаний по делам, связанным с разбоями, …

БЛОГ

Судмедэкспертиза изнасилования. Порядок проведения

131 статья Уголовного кодекса Российской Федерации в термине «изнасилование» подразумевает …

БЛОГ

Лингвистическая экспертиза экстремистских материалов

Лингвистическая экспертиза экстремистских материалов — инновационный вид исследования, которое направлено …

БЛОГ

Проведение экспертизы для определения давности написания или составления документа входит …

БЛОГ

Экспертиза подписи для суда. Что это и как её проводить?

Экспертиза подписи для суда проводится по двум направлениям — диагностике …

БЛОГ

Экспертиза давности написания

Экспертиза давности написания документа обычно проводится для того, чтобы определить, …

БЛОГ

Причины проведения судебно речеведческой экспертизы

Если вы обратились в суд для того, чтобы доказать неправоту …

Источник: https://criminal-expert.ru/ekspertiza-dokumentov/

Экспертная комиссия и определение ценности документов

Кто проводит экспертизу документа

Данная процедура заключается в изучении документов согласно установленным критериям их ценности для обозначения сроков хранения бумаг и сортировки, необходимой для их последующего включения в состав Архивного фонда РФ.

После истечения срока хранения документов производится их оценка и подготовка к дальнейшему хранению и использованию. Подобный комплекс мероприятий включает:

  • экспертизу ценности содержания бумаг для определения их возможного практического и научного использования;
  • формирование и подготовку дел для архивного хранения;
  • составление описей дел по личному составу, постоянного и временного сроков хранения;
  • передачу дел в архив компании;
  • утилизацию бумаг с истекшим сроком хранения, не представляющих практической или научной ценности.

Для органов госструктур исполнительной власти законом установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения должны быть помещены в архив не позднее 3 лет и не ранее 1 года с момента начала их хранения и использования структурными подразделениями.

Помещение информации в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется согласно описям постоянного, временного хранения и по личному составу, которые подготавливают в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат утилизации в установленном порядке.

Понятие ценности документов не имеет единого определения. Данная характеристика зависит от многих факторов. В некоторых документах содержится информация, требующаяся для решения узкопрофильной задачи. Таким образом, после выполнения задачи бумага теряет свою ценность.

В других документах (например, деловой переписке) могут быть указаны данные, актуальные на протяжении длительного времени. Поэтому срок хранения бумаг подобного характера – 5 лет.

Однако большая часть документов сохраняет свою ценность и нужность на длительный (или постоянный) срок, причем может использоваться не только в практических, но и научных целях.

К их числу принадлежат бумаги, содержащие сведения о культурной, научной, политической жизни общества, работе государственных структур, деятельности чиновников и ученых и т.д. Подобные документы хранятся в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, основным критерием отбора документов для хранения является важность имеющийся в них информации.

Проведению экспертизы ценности предшествует отбор документов для постоянного и временного хранения, выборка дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и пометкой «До минования надобности» (подлежат хранению в структурных подразделениях) и выделение бумаг на уничтожение. Кроме того, для дел, отобранных для архива, определяют, в течение какого времени указанная в них информация будет актуальной и востребованной.

Экспертиза ценности включает несколько этапов. Первоначально выполняется оценка и отбор документов при передаче дел в архив после завершения цикла делопроизводства.

В государственных органах исполнительной власти экспертиза ценности дел постоянного и временного хранения производится ежегодно непосредственно специалистами-делопроизводителями совместно с экспертной комиссией под руководством архива. Экспертиза ценности производится на основе:

  • стандартных и ведомственных списков документов с указанием сроков их хранения – нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом в регионах;
  • действующего в области архивного дела законодательства;
  • номенклатуры дел.

Одним из ключевых критериев оценки ценности документа является значение содержащейся в нем информации, которая, в свою очередь, зависит от значимости события, явления или факта, отраженного в письменном виде, а также от полноты, уникальности и новизны информации.

Управленческие документы подразделяют на несколько групп:

  • освещающие основную деятельность организации и филиалов (имеют постоянный срок хранения);
  • необходимые для справки, уточнения, содержащие дополнительную информацию, оперативную и бухгалтерскую отчетность (срок хранения – от нескольких месяцев до нескольких лет);
  • данные по личному составу – хранятся либо постоянно, либо в течение нескольких десятилетий. Приказы о приеме на работу, увольнении, переводах, личные карточки и дела, трудовые договора, лицевые счета работников должны храниться в течение 75 лет.

На хранение в архив передаются только оригиналы документов, оформленные и заверенные по всем установленным правилам. В исключительных случаях (например, при утере подлинника) в архив поступают тщательно заверенные копии. Кроме того, иногда копия прикладывается к оригиналу, если тот сохранился в плохом состоянии.

Экспертная комиссия

Определением ценности документов, их последующей передачей на постоянное хранение в архивы занимается специально собранная экспертная комиссия (ЭК).

В структурах исполнительной власти, крупных учреждениях и предприятиях также дополнительно создаются центральные экспертные комиссии, которые необходимы и организациям, имеющим подведомственную сеть. В таком случае ЦЭК контролирует работу ЭК в филиалах, а также оказывает всевозможную методическую помощь при проведении экспертиз.

И ЦЭК, и ЭК – совещательные органы, функционирующие в содействии с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивов, дающих указания организационно-методического характера. ЭПД выносит окончательное решение по вопросам ценности документов, контролирует сохранность ценной информации, поэтому ЭК работают в тесном контакте с ними.

Экспертная комиссия состоит из 3-5 опытных, отобранных руководителем, квалифицированных работников, хорошо знающих структуру, нюансы делопроизводства и состава документации данной организации. В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председатель выбирается из числа руководства учреждения. В состав ЦЭК также входит представитель архивного органа.

Общий порядок работы ЭК определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.).

Индивидуальное положение об ЭК, разработанное на основе Примерного положения, утверждается директором организации. Документ состоит из разделов, текст которых разбит на пронумерованные арабскими цифрами буквы.

В Положении обозначают цель создания ЭК, порядок формирования состава комиссии, председателя и секретаря, статус совещательного органа при руководителе учреждения.

В Положение обязательно входит Перечень документов, регулирующих работу комиссии (законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения).

Основные функции экспертной комиссии:

  • организация и проведение экспертизы ценности документов непосредственно во время делопроизводства, при составлении номенклатуры и в процессе формирования дел;
  • организация и проведение экспертизы ценности документов перед их передачей в архив;
  • организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, экспертные комиссии выполняют следующие функции:

  1. ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения;
  2. одобрение (утверждение):
    • проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
    • описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив организации (в том числе по личному составу);
    • подлежащих передаче на государственное хранение описей на дела, в соответствии с договором, заключенным с учреждением Государственной архивной службы. Такие описи, кроме того, утверждаются экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения;
    • актов об утилизации документов;
  3. изменение сроков хранения дел;
  4. участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам документооборота в учреждении.

Кроме того, экспертные комиссии производят контроль за составлением дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов при передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

Права членов экспертной комиссии закреплены в Положении.

Согласно утвержденному плану работы ЭК, заседания проводятся по мере необходимости (1-2 раза в год). Решения принимаются путем ания (определение большинства). В ходе заседания ведется протокол, который подписывают председатель и секретарь комиссии. Принятые решения обретают силу только после их одобрения руководителем.

Источник: https://orbrm.ru/articles/ekspertnaya-komissiya-i-opredelenie-cennosti-dokumentov/

Проведение экспертизы ценности документов

Кто проводит экспертизу документа

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

  • в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
  • в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают.

В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации).

В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
  • организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
  • рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению[1];
  • подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году.

Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела(а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е.

нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.

Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании.

Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу.

В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения.

После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

ПРИМЕР 1

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«САЛЮТ»

ПРИКАЗ

01.08.2008                                                                                                                                                   № 35

Москва

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.     Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии:                              Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

Секретарь:                                                       Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

      Члены комиссии:                                                                                  Петров С.А. – начальник канцелярии

Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

Попова Е.В. – заместитель начальника

отдела бухгалтерского учета и отчетности

2.   Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.

Генеральный директор                               Минаев                                                                                С.И. Минаев

ПРИМЕР 2

Протокол заседания экспертной комиссии

Общество с ограниченной

ответственностью «Русский текстиль»

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

Источник: https://www.profiz.ru/sr/11_2008/ekspertiza_cennosti_dokum/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.